KAIHATSUGIKEN GROUP
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EXCEL７.0は今回ウインドウズ95仕様として新しく登場しました。
ウインドウズ95は、ウインドウズ3.1を発展的に改良したＯＳ（オペレーティングシステム）でパーソナルコンピュータのＯＳ年として機能が強化されました。
デスクトップの使用や内部機能を見るとウインドウズ時代からのECXELユーザーにとっては「ついにここまで来たか」という感想を持たれることでしょう。
ウインドウズ95の大きな改良点を具体的に上げると32ビット化による処理の高速化と高機能化そしてOS上で複数アプリケーションを独立して動作させる「プリエンティブマルチタスク」環境の実現です。
この環境により、例えば通信ソフトでファイルをダウンロードしながらEXCELで作業しているとき何らかの理由で通信ソフトでファイルをダウンロードしながらEXCELで作業しているときEXCELが止まってしまうということがなくなりました。
つまり複数のアプリケーションを動作させている時も他のアプリケーションの動作をＯＳ側が監視するようにウインドウズ95のメモリ管理が改良された結果なのです。
複数のアプリケーションを同時に動作させて業務をこなすのが常識となった今このプリエンティブマルチタスク機能はパーソナルコンピュータ上での作業の安全性を向上させました。
EXCELの画面を見てみましょう。一見ウインドウズ3.1仕様のEXCEL5.1とほとんど変わないように思われますが実は新しい機能がいくつか盛り込まれています。中でもはっきり分かる点はダイアログボックスです。
ファイルの操作や印刷ヘルプの設定などを行うダイアログボックスはウインドウズ95仕様にあわせて機能が追加されています。
ファイルを開いたり保存するダイアログボックスには、フォルダ間を効率的に移動するボタンが追加されたりファイルの詳細な情報を表示したりグラフィックファイルの中身を簡易表示したりすることができるようになりました。
また更新日時によるファイルの抽出、ファイル管理がきめ細かくできるなどファイルの検索機能も向上しました。
もう一つはファイルの名前の規則です。
ウインドウズ3.1は、ＭＳ−ＤＯＳ上で動作していたためファイルの名前のＭＳ―ＤＯＳの規則「8+3文字」に従う必要がありました｡
そのためファイルの内容を的確に表すには､苦労が伴いました。また変に省略してしまうと一目見ただけではファイルの内容が判別できなかったりもしました。
ウインドウズ95ではファイルの名前に最大255文字使えるようになりこれでファイルのネーミングに惑わされることもなくなりました。
さらににウインドウズ９５では複数のコンピュータ間でフォルダやプリンタを共有するネットワークの機能が追加されています｡
そのためエクセルのデータを収めた特定のフォルダを複数のユーザーで共有したりネットワーク先につながっているプリンタにエクセル内部のコマンドを使ってエクセルのブックを印刷することも簡単にできるようになりました。
エクセルの内部的な改良点とは数値データのセルを選択しただけで下部のバーに合計を表示する「オートカルク」データの入力間違いを修正したり、ワープロソフトの単語登録のような設定ができる「オートコレクト」、データの最初の2､3文字を入力すれば同じ列内にあるデータに基づいて自動的にデータが入力される「オートコンプリート」、表の地理データをあらかじめ用意された地図上に区分けして表示する「マップ」、列内のデータを抽出して表示する「オートフィルタ」の抽出項目に「トップテン」の追加などいくつか新しい機能を上げることができます。
エクセルを起動するにはいくつかのやり方があります。ここではエクセルのセットアップ方法やウインドウズ上でのエクセルアイコンのカスタマイズの違いに応じていくつかの起動方法があります。
▼ マクロソフトオフィスでセットアップした場合
オフィスショートカットバーの[マイクロソフトエクセル]ボタンをクリックする
▼ 単体のエクセルをセットアップした場合
タスクバーの[スタート]ボタンからプログラムメニューを選びマイクロソフトエクセルメニューをクリックする
▼ マクロソフトエクセルアイコンのショートカットをデスクトップ上に作成した場合
マイクロソフトエクセルへのショートカットアイコンをダブルクリックする
▼ エクセルのデータファイルがある場合
データファイルのアイコンをダブルクリックする
▼ エクセルのデータファイルがある場合
データファイルのアイコンをマイクロソフトエクセルあるいはマイクロソフトエクセルへのショートカットアイコンにドラッグアンドドロップする
◆ ウインドウズ3､1時代のように「マイクロソフトオフィス」フォルダを開き「マイクロソフトエクセル」アイコンをダブルクリックしても起動します。
ウインドウズ95を起動した直後に続けてエクセルを起動するように設定できます。
▼ スタートボタンをクリックして設定…・タスクバーメニューを選ぶ。タスクバーのプロパティダイアログボックスが表示される。
１ スタートメニューの設定パネルをクリックする
２ 追加ボタンをクリックする
３ ショートカット作成ダイアログボックスの「マイクロソフトエクセル」ファイルの位置が分かっていればここに直接入力する。
４ 参照ボタンをクリックする
５ ファイル参照ダイアログボックスでエクセルファイルを選択する
６ 開くボタンをクリックする
７ ショートカットの作成ダイアログボックスで次へ
８ フォルダの選択ダイアログボックスでスタートアップフォルダを選択する
９ 次へボタンをクリックする
１０ 名前の指定ダイアログでショートカット名を入力する
１１ 完了ボタンをクリックする
エクセルを起動したとき自動的に「BOOK１」という新しいブックが開きます。
ですがすでにディスクに保存されているブックを開くにはファイルメニューの開くを選択します。
▼ 開くボタンをクリックします。ファイルを開くダイアログが表示される
１ ▼ボタンをクリックするとドライブやフォルダ名が一覧表示される。目的のドライブやフォルダをクリックして選ぶ
２ ファイル名をクリックして選択する
３ 開くボタンをクリックする
４ ファイルの場所…ファイルがあるドライブやフォルダ名を選ぶ。デスクトップでウインドウズ95のデスクトップ上にある物すべてが、「マイコンピュータ」でフロッピードライブとハードディスクドライブが表示される。
◆ ファイルの場所ではドライブやデスクトップ上のフォルダを選びます。それより下の階層のフォルダを開くにはリストボックスに表示されたフォルダをダブルクリックします。
新しいブックを作成するには新規作成ボタンをクリックします。
▼ 新規作成ボタンをクリックする
▼ ファイル…・新規作成コマンドを選び新規作成ダイアログボックスを表示する
１ 計算書パネルをクリックする
２ 開くテンプレートのアイコンを選択する
３ プレビューが表示される
４ ＯＫボタンをクリックする
◆ 空白のブックを作成するなら「標準」パネルにおいて「ブック」アイコンが選択された状態でOKボタンをクリックする
◆ テンプレートとは請求書や見積書など特定の目的のためにあらかじめ書式を設定した雛形です。
エクセルのファイルを複数のフォルダに分けて保存していると、ファイルを開くのにいちいちフォルダ間を移動しなければなりません。
そのようなときマイクロソフトオフィスで作成された「FAVORITES」フォルダにショートカットを作成しておくといつも同じフォルダからファイルを開くことができます。
▼ファイル…開くコマンドを選ぶ。ファイルを開くダイアログボックスが表示される
１ 目的のファイルがあるフォルダを開きファイルをクリックして選ぶ。
２ 「ＦＳＶＯＲＩＴＥＳ」フォルダへ追加ボタンをクリックする
３ 選択された項目を「ＦＡＶＯＲＩＴＥＳフォルダに追加」をクリックする
４ フォルダごとショートカットを作成するなら「マイドキュメントをFAVORITESフォルダに追加」をクリックする
５ 「FAVORITES」フォルダへボタンをクリックして「FAVORITES 」フォルダに移動する
◆ この操作ではショートカットが作成されるだけなので実際のフォルダやファイルは元の場所に残っています。
ロータス１―２―３やロータスノートで作ったファイルはエクセルでも開くことができます。
その外にデータベースソフトのファイル、テキストファイルなども読み込むことができます。
エクセル以外の表計算ソフトのファイルを読み込むにはファイルを開くときにファイルの種類を指定します。
▼ 開くボタンをクリックする。ファイルを開くダイアログが表示される。
１ 「ファイルの種類」ドロップダウンリストをクリックしてロータス１―２―３ファイルを選ぶ
２ 目的のファイルをクリックして選ぶ
３ 開くボタンをクリックする
◆ ファイルの種類で指定できるファイル形式
すべてのファイル （＊．＊）リストボックスに表示可能なすべてのファイル
テキストファイル （＊．ｐｍ：＊．ｔｘｔ：＊．ｃｓｖ）テキストファイル
ロータス１―２―３ファイル （＊．ｗ＊）ロータス１―２―３のファイル
データベースファイル （＊．ｄｂｆ）
◆ ウインドウズ９５でファイルの拡張子を表示しないように設定されているとリストボックスには拡張子無しのファイル名が表示されます。
しかしファイルの種類をロータス１―２―３ファイルと指定すればエクセルはファイルの拡張子を認識しロータス１―２―３形式のファイルを表示します。
エクセルで作ったデータを他の表計算ソフトで使えるファイルとして保存することができます。
▼ ファイル…名前を付けて保存コマンドを選ぶ。ファイル名を付けて保存ダイアログが表示される
１ 「ファイルの種類」ドロップダウンリストをクリックして“ＷＫ４（１−２−３）”を選ぶ
２ ファイル名を入力する
３ 保存ボタンをクリックする
◆ ブックのデータのまま保存できない場合は保存が行われる前に選択した種類のファイルでは、作業中のシート以外は保存されません
ワープロで作った文書やデータベースソフトで作った住所録などもそのアプリケーションや他のソフトでテキストファイル形式に変換すればエクセルのワークシートに読み込んで利用することができます。
テキストファイルを読み込むときにはテキストファイルウイザードが表示されます。
ここでテキストファイルのデータの区切りによってワークシートへの挿入の仕方を指定します。
▼ ツールバーの開くボタンをクリックする。ファイルを開くダイアログボックスが表示される
１ 「ファイルの種類」ドロップダウンリストをクリックしてテキストファイルを選ぶ
２ 目的のファイルをクリックして選ぶ
３ 開くボタンをクリックする
４ 「テキストファイルウイザード１／３」ダイアログで読み込むテキストのデータの形式を選ぶ
５ 読み込んだテキストの内容が表示される
６ 次へボタンをクリックする
７ テキストファイルウイザード２／３ 」ダイアログでテキストデータの区切り文字を選ぶ
８ 選んだ区切り文字に基づいた読み込み画面を表示
９ 次へボタンをクリックする
１０ 「テキストファイルウイザード３／３」ダイアログでボタンをチェックして表示形式を列単位で指定する。
１１ すべての設定が終了したら完了ボタンをクリックする
１２ 読み込んだテキストファイルがセルに収まる
◆ ウインドウズ９５でファイルの拡張子を表示しないように設定するとリストボックスには拡張子無しのファイル名が表示されます。
◆ ウインドウズ９５からは必ずしもファイルに拡張子を付ける必要はなくなりました。ファイルの種類を「テキストファイルと指定したとき「＊．ｔｘｔ」の拡張子がついていなくてもエクセルはウインドウズ９５に登録されたファイル属性を認識しテキスト形式のファイルをリストボックスに表示します。
エクセルで作ったデータをテキストファイルで保存できます。
テキストファイルで保存するときにセルのデータ一つ一つに区切る記号を示したテキストファイル形式が用意されています。
▼ ファイル…・名前を付けて保存コマンドを選ぶ。ファイル名を付けて保存ダイアログが表示される。
１ 「ファイルの種類」ドロップダウンリストをクリックしてテキストを選ぶ
２ ファイル名を入力する
３ 保存ボタンをクリックする
◆ ブックのデータすべてを保存するにはワークシートごとにファイル名を変えて保存します。テキストファイル形式で保存するとセルの数式は実際の数値に置き換えられて保存されます。
エクセルは表計算ソフトなのでブックは年度ごとの計算書や統計書など、定型書式の書類が多くなります。
すでに作成したブックのデータや書式を変更して利用するときは、読取専用ファイルとして開くと便利です。
開いたブックはデータを入力したり書式を変更することができますが、保存するときに別の名前を付けなければなりません。
そのため元のブックの内容は保護されます。
▼ ファイル…開くコマンドを選ぶ。ファイルを開くダイアログが表示される。
１ ファイルをクリックして選ぶ
２ 「読取専用：チェックボックスをチェックする
３ 開くボタンをクリックする
◆ 読取専用ファイルとして開きデータを変更した後誤って上書き保存を実行しても大丈夫です。読取専用というメッセージの後名前を付けて保存ダイアログが表示されます。
◆ あらかじめファイルを読取専用にすることもできます。ファイルのアイコンを右クリックしてプロパティコマンドを選び、ファイルの情報パネルで読取専用チェックボックスをチェックします。この操作はファイルを開く前に行います。
３ 操作の基本を覚える
メニューバーからコマンドを実行するにはまずメニューバーのメニューをクリックしてメニューを開きます。
次にコマンドを選択してクリックします。
選択されたコマンドは反転表示されます。ここではセルのコピーを例にメニューからコマンドを実行する方法を説明します。
１ コピーするセルを選択する
２ 編集…コピーコマンドをクリックする
◆ コマンドを実行する前に操作を取り消すには関係のないところをクリックするかESC押します。
◆ 目的のコマンドがどのメニューにあるのかわからないときは適当なメニューをクリックしてからマウスポインタをメニューバーにそって滑らせます。順にメニューが開きます。
キーボードだけを使ってコマンドを実行することもできます。まずＡＬＴキー＋アクセスキー（メニューやコマンド（）内のアルファベット）で目的のメニューを開きます。
１ コピーするセルを選ぶ
２ 次にＡＬＴ＋Ｅキーを押して編集メニューを開く
３ メニューが開いいる状態でＣキーを押す
◆ ＡＬＴキーでメニューバーを選択、メニューのアクセスキーでメニューを開くという操作は独立していてＡＬＴキーを押した後メニューのアクセスキーを押してもメニューは開きます。ＥＳＣキーを押すと一つ前の動作に戻ります。
メニューからコマンドを実行させなくともショートカットキーを使えばキーボードから一発でコマンドを実行できます。切り取り、コピー、貼り付け、をはじめ、良く使うコマンドにはショートカットキーが設定されています。
◆ 操作を取り消すにはＥＳＣキーを押します。
◆ 切り取り CTRL ＋Ｘ
◆ コピー CTRL +C
◆ 貼り付け CTRL ＋Ｖ
コマンドによってはメニューから実行するよりもボタンを使った方が操作が簡単な場合もあります。
またボタンだけに登録されているコマンドもあります。
◆ ボタンをクリックした後で操作を取り消すにはＥＳＣキーを押します。
切り取り、コピー、貼り付け、書式設定などの操作はショートカットメニューからも行えます。
ショートカットメニューを表示するには対象を選んでからマウスを右クリックします。
１ コピーするセルを選択する
２ 右クリックしてショートカットメニューを表示させる
３ コピーコマンドをクリックする
◆ 操作を取り消すにはメニューが選択されていない状態でマウスをクリックするかＥＳＣキーを押します。
データのクリアやフォントの変更などの操作を行ったが間違ってクリアしたりフォントが気に入らなくてやり直したい場合があります。
そのような場合は操作前の状態に戻すことができます。
１ データをクリアするセルを選択する
２ ＤＥＬキーを押すか編集キー---クリア--すべて--コマンドを実行する
３ データがクリアされる
４ 編集---元に戻すコマンドをクリックする
５ クリアされたデータが元に戻った
◆ 元に戻すことができない操作の場合はコマンド表記が灰色の「元に戻せません」に変わります。
セルの書式設定などダイアログを使って設定する操作は手間がかかります。
編集メニューの繰り返しコマンドを実行すれば同じ設定のままコマンド操作を繰り返すことができます。
ただし繰り返しできるのは直前に行った動作だけです。
１ セルを選択する。右クリックして、ショーートカットメニューからセルの書式設定コマンドを実行しダイアログボックスのフォントパネルでスタイルを太字に変更する。
２ 右側のセルを選択する。
３ 編集…繰り返し（セルの書式設定コマンド）をクリックする
４ データが太字に変更された
◆ 繰り返すことができない操作の場合はコマンド表記が灰色の「繰り返しできません」に変わります。また繰り返しコマンドを実行した後で元の状態に戻すには「元に戻す」コマンドを実行します。
複数のセルの書式設定を行うには、「繰り返しコマンド」よりも複数のセルを選んでからセルの書式設定コマンドを実行する方がやりやすいでしょう。
４ ワークシートを操作する
データの基本はセルです。
データを入力・訂正・並べ替えの時もまずセルを選んでから操作を行います。
選ばれたセルは太い枠で囲まれ入力やコピーなどのコマンドを受け付ける状態になります。
この状態のセルをアクティブセルと言い各ワークシートでは少なくとも一つのセルががアクティブになっています。
セルを直接選ぶにはマウスでクリックします。
◆ キーボードからもアクティブセルを選ぶこともできます。矢印キーを使えば上下左右に移動できます。またＴＡＢキーを押すと行に沿って右方向に移動しＳＨＩＦＴ＋ＴＡＢキーで行に沿って左方向に移動します。
◆ ＣＴＲＬキーと矢印キーの組み合わせでワークシートのセル間をすばやく移動できます。連続データとは間に空のセルがないセルの行、列の集まりです。
列の移動
１CTRL+↓ 一行目のセルから連続データの先頭のセルから連続データの最後のセルから最終行のセル
２CTRL＋↑ 最終行のセルから連続データの先頭のセルから連続データの最後のセルから一行目のセル
行の移動
１CTRL＋→ 一列目のセルから連続データの先頭のセルから連続データの最後のセルから最終列のセル
２CTRL＋← 最終行のセルから連続データの最後のセルから連続データの先頭のセルから一列目のセル
一度に複数のセルのデータを消したり同じデータを複数のセルにコピーすることがあります。
連続したセルで狭い範囲を選ぶ場合はドラッグするのが簡単です。
ワークシートをスクロールしないと見えないような広い範囲の場合は、マウスあるいはは矢印キーとＳＨＩＦＴキーを使うと便利です。また飛び飛びのセルを選ぶにはマウスとＣＴＲＬキーを使います。
▼ 連続したセルを選ぶ場合
１ マウスでドラッグしてセルの範囲を選ぶ（範囲を間違ったときは最初からやり直す）
▼ 飛び飛びのセルを選ぶ場合
２ ＣＴＲＬキーを押したままクリックしてセルを選ぶ
◆ 選択する範囲を間違った場合はワークシート上の適当な場所でクリックします。
◆ マウスとキーボードを使う方法
ＳＨＩＦＴキーを押したまま最後のセルをクリックする
行全体を選択するには行番号列番号をクリックする
行番号、列番号をドラッグすると複数の行、列を選ぶ事ができます。
任意の行と列を同時に選ぶには、ＣＴＲＬキーを押しながら行番号、列番号をクリック（またはドラッグ）します。またワークシート上の全てのセルを一度に選ぶには[全セル選択]ボタンをクリックする
◆ 行番号、列番号をクリックした後ＳＨＩＦＴキーを押しながら行番号列番号をクリックしても複数の連続した行、列を選ぶことができます。とびとびの行、列を複数選ぶには、ＣＴＲＬキーを押しながら行番号列番号をクリックします。
ワークシートに文字や数値を入力するにはまずセルを選択します。
データを入力するとセルにカーソルが表示され入力されたデータがセルと数式バーに表示されます。
まちがったときはBACKSPACEキーを押して一文字ずつ消していきます。最後にENTERキーを押すと入力した文字や数値が確定されます。この時エクセルはデータが文字であるか数値であるかを自動的に判断します。
▼文字を入力する場合
入力するセルをクリックして選択して文字を入力するENTERキーを押して入力したデータを確定する。
▼ 数値を入力する場合
入力するセルをクリックして選択し数値を入力する。ENTERキーを押して入力したデータを確定する
◆ 初期設定ではENTERキーを押して入力データを確定すると選択セルの位置が一つ下に移動します。
◆ 文字や数値がセルの幅からはみ出てもデータは保存されています。文字の場合は、隣のセルにデータがあれば下に潜り込むように表示されます。数値の場合は例えば標準の書式の場合「１５７６０００００」が１．５８Ｅ＋０８となり４桁目が四捨五入されます。
日付や時刻を入力するには記号を使います。
日付は［／］または［−］で、時刻は［：］を使います。
数式バーの表示は常に２４時間表示になります。日付も時刻も数値としてある変われ計算に用いることができます。
▼ １０／１と入力すると１０月１日と表示される
▼ 数式バーは常に西暦表示になる。
▼ ７／１０／１入力するとＨ７．１０．１となる。
▼ ［１０：２５］入力すると［１０：２５］と表示される。数式バーは常に時、分、秒の２４時間表示になる。
▼ １２時間表示にするため時刻の後ろをスペースで区切って［ａｍ］［ｐｍ］と入力すると［１０：２５ ｐｍ］と表示される。
▼ 数字は全角で入力しても自動的に半角に変換されます。漢字との組み合わせの数字は文字データとして全角、半角とを選ぶことができます。
▼ 日付と時刻を入力するとき同じセル内に表示させることができます。日付と時刻の間をスペースで区切って入力します。
▼ 今日の日付を入力するときはＣＴＲＬ＋；を押します。
▼ 現在の時刻を入力するにはＣＴＲＬ＋：を押します。
セルの内容をすべて書き換える時は直接入力します。
内容の一部を入力するには訂正する位置でダブルクリックします。
▼ すべてのデータを訂正するには
１ 訂正するセルを選択して直接セルを選択して直接入力する
▼ データの一部を訂正する場合
１ 訂正個所でダブルクリックすると訂正個所にカーソルが表示されます。
◆ マウスを使わずに訂正するにはセルを選択した後Ｆ２キーを押します。データの最後にカーソルが表示されます。次にHOMEキーを押すとデータの先頭にカーソルが表示されます。
セルのデータの足し算をするなど計算した結果を表示させるにはセルに数式を入力します。
数式を入力するときはまず［＝］からはじめます。次に計算するセルをクリックして選び四則演算の記号を入力してされにセルを選びます。
この手順を繰り返して最後にENTERキーを押して数式を確定します。
この時数式バーにはセルの名前を使った数式が表示されセルには計算結果が表示されます。
▼ セルを選び［＝］を入力して一つ目のセルをクリックして［＋］記号を入力する。
▼ 二つ目のセルをクリックして選ぶ
▼ ENTERキーを押す。セルには計算結果が表示される
◆ セルに数式が入力されているかどうかはそのセルを選択して数式バーを確認すればわかります。
◆ 数式に使える四則演算は次の通りです。
１ ＋足し算
２ −引き算
３ ＊掛け算
４ ／割り算その外算数と同じように数式を（）で囲むとその部分を先に計算します。
◆ 算数と違って数式の最後に［＝］はいりません。［＝］は数式のの最初に入力します。
表計算では月や曜日など連続した見出しをいれる場合があります。
このようなデータをいちいちキーボードから入力するのは大変です。
オートフィル機能を使えばマウスを使うだけで連続したデータを一度に入力することができます。
▼ ここでは連続した月を入力する。
１ セルを選んでマウスポインタをフィルハンドルにあわせるとマウスポインタの形が［＋］になる
２ ドラッグしてデータを入力する範囲を選ぶ
３ マウスポインタを離す。専属した月が入力される
４ ドラッグする範囲が大きすぎた時はマウスポインタをフィルハンドルに合わせたまま反対側にドラッグすると取り消されたセルの範囲が灰色で表示される。
５ 指定した月まで入力される
◆ オートフィル機能は［月］以外にも曜日、日にち、数値などの連続したデータを入力することができます。また一日月曜日二日火曜日というように規則性のある文字も入力することができます。
◆ オートフィル機能をメニューから実行するにはまず範囲を指定して編集機能フィルの［連続したデータの作成］を選びます。［連続データの作成］ダイアログで［タイプ］の［オートフィル］オプションボタンをクリックします。
オートフィル機能を使って月や曜日などを入力するには、基準となるデータ一つでしたが数値の場合は２つ以上のデータを選ばなければなりません。複数のセルを選ぶにはマウスでドラッグします。
▼ ここでは連続した数値を入れる
１ ［１００］から［２００］までをドラッグする
２ フィルハンドルにマウスポインタポインタをあわせると形が［＋］変化する
３ フィルハンドルをドラッグしてマウスボタンを離す。連続した数値が入力される
◆ オートフィルの連続したデータを自分で定義することもできます。［ツール］メニューの［オプション］コマンドを選び［オプション］ダイアログの［ユーザー設定リスト］パネルで定義します。
◆ 一つのデータのフィルハンドルをドラッグすると連続データではなくその数値のデータのコピーになります。
初期設定ではセルにデータを入力した後ENTERキーでデータを確定するとアクティブセルが自動的に下に移動します。
必ずしも下のセルに向かってデータを入力しないときなどこれはわずらわしいものです。
データを入力した後セルを移動しないようにするには［ツール］メニューの［オプション］コマンドを選び設定を変更します。
▼ ［ツール］-［オプション］コマンドを選ぶ。オプションダイアログが表示される
１ 編集パネルが表示される
２ 入力後セルを移動するチェックボックスをクリックしてチェックをはずす
◆ 逆にデータを確定した後セルを移動したい場合は［入力後セルを移動する］チェックボックスをはずして下の［方向］ドロップダウンリストから移動する方向を選びます。
セルを選んでマウスポインタでドラッグする
マウスのドラッグ操作でセルをワークシート内の違う位置やのブックのワークシートに移動することができます。
移動できるセルは一つだけでなくブロック単位のセルも選ぶことができます。
同じブック内の他のワークシートに移動することはショートカットメニューを使います。
１ 移動するセルをドラッグして選ぶ
２ マウスポインタをセル範囲の枠にあわせるとマウスポインタの形が［←］マークになる
３ ドラッグして移動先でマウスポインタを離す
◆ この方法は比較的近い位置での移動操作に適しています。
◆ この操作での移動先のセルは上書きされます。そのため移動先にすでにデータがある場合上書きの許可を求めるメッセージが表示されます。
ＣＴＲＬキーを使ったドラッグ操作でセルをワークシート内の違う位置や他のブックのワークシートにコピーすることができます。
コピー元としてブロック単位でセルを選ぶことができます。
同じブック内の他のワークシートにコピーするにはショートカットメニューを使います。
１ コピーするセルを使う
２ マウスポインタをセルの枠にあわせるＣＴＲＬキーを押すとマウスポインタの形が矢印になる。
３ ＣＴＲＬキーを押しながらドラッグする。
◆ この方法は比較的近いセルの位置でのコピー操作に適しています。また他のブックのワークシートにコピーするには二つのブックをならべて表示させてＣＴＲＬキーを押しながらドラッグします。
貼り付けコマンドを選択する
セルをブック内の他のワークシートに移動するにはショートカットメニューやショートカットキーを使います。
これらの方法はあらゆる条件での移動操作としては基本的なやり方です。
▼ 移動元のワークシートを表示する
１ 移動するセルを選ぶ
２ 右クリックしてショートカットメニューを表示させ切り取りコマンドを選ぶ
３ ワークシートの見出しをクリックして移動先のワークシートを表示させる。
４ 右クリックしてショートカットメニューを表示させ貼り付けコマンドを選ぶ
◆ ここでいう移動とは切り取りコマンドでいったんセルの内容をクリックぷボードに入れて“切り取ったセルを挿入”“貼り付け”コマンドで挿入あるいは貼り付けるという意味です。
セルを複数のセルにコピーしたりブック内の他のワークシートにコピーしたりするには、ショートカットメニューやショートカットキーを使います。これらの方法はあらゆる条件でのコピー操作として基本的なやり方です。
１ コピーするセルを選ぶ
２ 右クリックしてショートカットメニューを表示させコピーコマンドを選ぶ
３ コピー先のセルを選ぶ。右クリックしてショートカットメニューを表示させる。
４ 貼り付けコマンドを選ぶとそのまま上書きされる
◆ ここでいうコピーとはコピーコマンドでセルの内容をクリップボードに入れて［コピーしたセルを挿入］［貼り付け］コマンドで挿入あるいは貼り付けるという意味です。
◆ データの入力状態のままで右クリックすると小さなショートカットメニューが表示されます。これは同一セル内でセル中のデータをコピーしたり貼り付けたりする機能をもち、セル全体のコピーはできません。
マウスのドラッグ操作で行、列をワークシート内の違う位置や他のブックのワークシートに移動することができます。
移動できる行、列は一つだけでなく複数選ぶ事ができます。
他のブックにコピーするにはブックウインドウを並べて表示させて列をドラッグします。
１ 移動する行の行番号をドラッグして選ぶ
２ マウスポインタを行範囲の枠にあわせるとマウスポインタの形が矢印になる
３ ドラッグして移動先でマウスポインタを離す
◆ この方法は比較的近い位置での移動操作に適しています。また行を他のブックのワークシートに移動するには二つのブックをならべて表示させドラッグします。
CTRLキーを使ったドラッグ操作で行、列をワークシート内の違う位置や他のブックのワークシートにコピーすることができます。
コピーできる行、列は一つだけでなく複数選ぶことができます。
１ コピーする行の行番号をドラッグして選ぶ
２ マウスポインタを行範囲の枠にあわせてCTRLキーを押すとマウスポインタの形が矢印になる
３ ドラッグしてコピー。コピー先でマウスポインタを離す
◆ この方法は比較的近い位置でのコピー操作に適しています。また行を他のブックのワークシートにコピーするには二つのブックをならべて表示させてCTRLキーを押しながらドラッグします。
行や列をブック内のほかのワークシートに移動するにはショートカットメニューやショートカットキーを使います。
移動できる行・列は複数選ぶこともできます。これらの方法はあらゆる条件での移動操作として基本的なやり方です。
１ 行番号をドラッグして移動する行を選ぶ
２ 選択範囲の上で右クリックしてショートカットメニューを表示させ切り取りを選ぶ
３ ワークシートの見出しをクリックしてワークシートを表示させる
４ 移動先の行番号をクリックして選ぶ
５ 選択範囲の上で右クリックしてショートカットメニューを表示させ“切り取ったセルを挿入”コマンドを選ぶ
◆ 移動元と移動先の領域の形が違うと移動できません
◆ ここでいう［切り取り］コマンドで行・列の内容をクリップボードに入れて［切り取ったセルを挿入］［貼り付け］コマンドで貼り付けるという意味です。クリップボードではウインドウズ９５上でデータをを一時的に保管する場所で［切り取り］［コピー］コマンドを実行するたびにデータが上書きされます。実際の操作ではクリップボードを意識する必要はありません。
行・列を複数コピーしたり行・列をブック内の他のワークシートにコピーするにはショートカットメニューやショートカットキーを使います。
これらの方法はあらゆる条件でのコピー操作として基本的な方法です。
［コピー］［コピーしたセルを挿入］あるいは［貼り付け］コマンドを実行してはじめに完了します。
［コピーしたセルを挿入］ではコピーしたセルが移動先のセルが移動先のセルの間に挿入されます。
１ 行番号をクリックしてコピーーしてコピーもとの行を選ぶ
２ 選択範囲の上で右クリックしてショートカットメニューを表示させ［コピー］コマンドを選ぶ
３ 行番号をクリックしてコピーしてコピー先の行を選ぶ
４ 選択範囲の上で右クリックしてショートカットメニューを表示させ［コピーしたセルを挿入］コマンドを選ぶ
◆ コピー元とコピー先の領域の形が違うとコピーできません
毎日の最高気温を平年値と比較した表を作ります。
最高気温から平年値を引いた気温差を計算するには一日ずつ参照セルを変えて数式を入力しなければなりません。
このような場合数式をコピーすると計算のために参照するセルの位置に応じた数式が入力されます。数式のコピー操作はも文字や数値と同じ方法で行えます。
また連続したセルに数式をコピーするにはオートフィル機能が使えます。
▼ 最高気温から最高気温の平年値を引いて気温差を求める
１ Ｂ６＝３４．４
２ Ｂ７＝３０．３ の気温設定として
３ Ｂ８＝気温差を求める
４ ＝Ｂ６−Ｂ７ と入力する
５ 気温差には計算結果が表示される
６ 数式を入力したセルを選びフィルハンドルにマウスポインタの形が“＋”になったらドラッグする
７ セルを参照する位置に応じた数式が入力される
８ 計算結果に小数点以下の数値が表示されないときは最初のセルに数式を入力して確定した後ショートカットメニューから［セルの書式設定］を選ぶ。［セルの書式設定］ダイアログが表示される。
９ 表示形式パネルをクリックする
１０ 分類の数値をクリックする
１１ 小数点以下の桁数でスピンボタンをクリックして［１］に設定する
１２ OKボタンをクリックする
◆ この例のように数式は数値だけを使った計算式ではなくセルを参照した形をとるのが一般的です。セル参照を含んだコピー先のセル位置に応じて列番号・行番号あるいは行番号が自動的に変化してコピーされます。
◆ 小数点以下の数値の表示・非表示は小数点以下の桁数を一桁ずつ増やす[小数点表示桁上げ]ボタンと小数点以下の桁数を一桁ずつ減らす[小数点表示桁下げ]ボタンをクリックしてもできます
３ヶ月前の降水量に対する毎月の降水量の比率を表にしてみましょう。
比率を計算する数式の分母は常に年間降水量のセルを参照したものです。
ただし数式を作成してそのままコピーしただけでは分母の参照セルが変化してしまいます。
このような場合、参照先のセルを固定してコピーする必要があります。参照先のセルを固定するには、セルを選んだ後Ｆ４キーを押します
▼ 降水量の比率を求める
１ ［＝Ｂ６／Ｅ６］と入力してＦ４キーを押すと参照セルに＄マークがつく
２ ENTERキーを押すと計算結果が表示される
３ 数式を入力したセルを選びフィルハンドルにマウスポインタの形が［＋］に変わったらドラッグする
４ 数式バーには参照セルを固定した数式が入力されている
５ コピーされた数式による結果が表示される
◆ 参照するセルを固定することをセルの“絶対参照”といいます。
◆ Ｆ４キーはセルの相対参照と絶対参照を順番に切り替えられます。もちろんキーボードから［$］を付けた参照セルを入力してもかまいません
６ ＝Ｃ４ 相対参照
７ ＝＄Ｃ＄４ 絶対参照
８ ＝Ｃ＄４ 行だけを絶対参照
９ ＝＄Ｃ４ 列だけを絶対参照
◆ Ｆ４キーはセルへの入力状態のときカーソル位置のセルに対して有効です。すでに確定した数式の参照セルを絶対参照に変えるには、セルをダブルクリックし入力状態にして変更するセルにカーソルを移動してからＦ４キーを押します。
空のセルを挿入したり既存のセルを削除することができます。
挿入したり削除できるセルは一つだけでなくブロック単位でも選ぶことができます。
挿入・削除時にはダイアログが表示され、セル挿入のときは行方向あるいは列方向にセルを移動するかどうか、セル削除のときは行方向・あるいは列方向に詰めるかどうかを尋ねてきます。
▼ 挿入する場合
１ 空のセルを挿入する位置のセル範囲を選ぶ
２ 選択範囲の上で右クリックしてショートカットメニューを表示させ［挿入］コマンドを選ぶ
３ 右方向にシフトオプションボタンをクリックして選ぶ
▼ 削除する場合
４ 削除したいセルを選ぶ
５ 選択範囲の上で右クリックしてショートカットメニューを表示させ［削除］コマンドを選ぶ
６ ［左方向にシフト］オプションボタンをクリックして選ぶ
７ OKボタンをクリックする
◆ ダイアログボックスのオプションボタンの選択初期値は、選んだセルが一つであるのかブロック単位であるのかセルの選びかたによって変化します。
▼ 挿入する場合
１ 行番号をドラッグして空の行を挿入する位置の行範囲を選ぶ
２ 選択範囲の上で右クリックしてショートカットメニューを表示させ［挿入］コマンドを選ぶ
▼ 削除する場合
３ 削除したい行を選ぶ
４ 選択範囲の上で右クリックしショートカットしてショートカットメニューを表示させ［削除］コマンドを選ぶ
表計算ではデータによって表示形式を通貨型にしたりパーセンテージにしたりフォントを変えたり色や罫線をつけるなどセルの書式設定が重要な意味を持っています。
セルの書式というのは［セルの書式設定］ダイアログで設定できる項目のすべてを指します。
つまりデータと書式は別々に扱われます。
このような複雑な組み合わせの書式をコピーするには[書式コピー・貼り付け]ボタンを使います。
１ 書式コピーをするセルの範囲を選ぶ
２ [書式コピー・貼り付け]ボタンをクリックすると、マウスポインタの形が“＋“ブラシマーク”になる
３ コピー先のセルをドラッグする
◆ 同じ書式を数箇所にコピーするには、[書式コピー・貼り付け]ボタンをクリックする
◆ 書式コピー操作が続けてできます。操作を終了するには[書式コピー・貼り付け]ボタンをクリックしてください。
この操作ではコピー先のセルにすでにデータが入っていれば書式が変更されたことは見てわかりますがコピー先が空のセルの場合も見た目にはわかりませんが書式は変更されています。
５ ワークシートを操作する
セルにはＡ２などのようにあらかじめ参照セルの名前が定義されています。
数式でセルを参照するときこのような参照セルの名前のほかに自分でセルの名前を定義して使うことができます。
定義した名前は絶対参照になるので数式をコピーしても参照位置は変わりません。セルに名前をつけるには［名前］ボックスをクリックして名前を入力します。ここではセルに名前を定義して数式をコピーしてみます。
１ 名前をつけるセルをクリックして選ぶ
２ 名前ボックスをクリックする
３ 定義する名前を入力する。漢字も使える
４ セルを選択し［=］を入力してから分子になるセルをクリックして［／］を入力する
５ 分母のところで[▼]ボタンをクリックし［合計］をクリックして入力する
６ ENTERキーを押して確定する
７ フィルハンドルをドラッグして数式をコピーする
８ 定義されたセルの名前が使われているので絶対参照になっている
▼ 一度定義した説の名前を削除する。
１CTRL+F３キーを押して［挿入］…［名前］…［定義］…［名前の定義］ダイアログを表示する
２ 名前をクリックして選ぶ
３ 削除ボタンをクリックする
名前の先頭は文字またはアンダースコア［＿］でなければなりません。定義できる名前にはＡ１２やＡＣ２５６などのようにセル参照名に似た物は使えません。また、大文字と小文字の区別は認識されません。
名前に使用できる文字の注意点は次の通りです
区切り記号 アンダースコア［＿］．ピリオド［．］は可能。スペースおよび四則演算に使う記号（＋−＊／）は全角半角ともに不可。
全角と半角の区別 アルファベット、数字およびカタカナは区別されない。
表計算のデータは数字や項目としての文字などが中心になります。
データをより詳しく説明するためにはセルの幅や高さを広げてもかえって表が読みづらくなります。
こんな時計算された結果に対してコメントを入れたり音声によるサウンドをメモﾂ付ける事でワークシートをいっそう意味のあるデータにすることができます。
セルにメモを付けるには［挿入］メニューの［メモ］コマンドを実行します。
▼ メモを付けるセルをクリックして［挿入］−［メモ］コマンドを実行する。［メモ］ダイアログが表示される。
１ ［内容］テキストボックスに文字を入力する
２ 入力したら[追加]ボタンをクリックする
３ ［一覧］リストボックスに参照セルとメモの内容が表示される
４ [ＯＫ]ボタンで閉じる
５ メモのついたセルは右隅にメモマークが表示される
６ セルにマウスポインタを位置づけるとメモが表示される。アクティブセルでなくてもよい。
◆ サウンドを録音するにはコンピュータ本体に録音用のハードウエアとウインドウズにサウンドドライバが組み込まれている必要があります。
売り上げ台帳は表計算では金額を扱うことが多いものです。この時数値だけの表示では他の数値との見分けが付きにくい表になります。
金額データを\記号つきの表示にするには[通貨スタイル]ボタンを使います。
＄記号表示にしたり元の表示形式に戻すにはショートカットメニューから［セルの書式設定］コマンドを選びます。
また入力時にデータの先頭に￥記号を付けても通貨形式になります。
１ [通貨スタイル]ボタンをクリックすると\記号付きの表示になる
▼ セルを選んだ状態で右クリックしてショートカットメニューを表示させ［セルの書式設定］コマンドを選ぶ。
▼ ［セルの書式設定］ダイアログが表示される
［表示形式］パネルをクリックして選ぶ
ドロップダウンリストから“$”を選ぶ
元の表示形式に戻すには“標準”をクリックする
◆ 小数点以下の数値を持つデータを通貨形式にすると小数点以下は四捨五入されて表示されます。ただし元のデータは変更されていません。数値は最大１５桁まで格納され、計算は格納された値に基づいてなされます。そのため計算結果が通貨形式での表示値と合わないことがあります。
◆ 通貨形式のデータは数値として扱われ数式の計算の対象になります。文字として扱われるようにするには「‘」を付けます。セル内で左詰で表示されるので文字であることが分かります。
人工の世代別構成比など全体に対する割合も表の要素としては重要です。
この時計算結果は少数で表示されます。
このような割合を表すデータをパーセンテージ形式にするには[パーセントスタイル]ボタンを使います。
元の表示形式に戻すにはショートカットメニューから［セルの書式設定］コマンドを選びます。
また入力時にデータの末尾に％記号を付けてもパーセンテージ形式になります。
１ [パーセンテージスタイル]ボタンをクリックすると％記号付きの表示になる
▼ セルを選んだ状態で右クリックしてショートカットメニューを表示させ［セルの書式設定］コマンドを選ぶ。［セルの書式設定］ダイアログが表示される
２ ［表示形式］パネルをクリックして選ぶ
３ 元の表示形式に戻すには“標準”をクリックする
◆ 小数点以下の数値を持つデータをパーセンテージ形式にすると小数点以下は四捨五入されて表示されます。
ただし元のデータは変更されていません。
数値は最大１５桁まで格納され、計算は格納された値に基づいています。
そのため計算結果がパーセンテージ形式での表示値と合わないことがあります。
◆ パーセンテージ形式のデータは数値として扱われ数式の計算の対象になります。文字として扱われるようにするには、「‘３０％」のように先頭に「’」を付けます。セル内で左詰で表示されるので文字であることがわかります。
日付や時刻の表示形式にはいろいろな種類が用意されています。
また通貨やパーセンテージ形式も含めセルのデータの表示形式はすべてのセルの書式として扱われます。
書式を設定する［セルの書式設定］ダイアログを表示するにはショートカットメニューから［セルの書式設定］コマンドを選びます。
表示形式は［表示形式］パネルで設定します。
▼ 日付の表示形式を変更するセルを選ぶ。右クリックしてショートカットメニューから[セルの書式設定]コマンドを選ぶ。[セルの書式設定]ダイアログが表示される。
１ [表示形式]パネルをクリックして選ぶ
２ “平成７年３月４日”をクリックして選ぶ
３ [ＯＫ]ボタンをクリックする
▼ 時刻の表示形式を変更するセルを選び右クリックしてショートカットメニューから[セルの書式設定]コマンドを選ぶ。[セルの書式設定]ダイアログが表示される。
４ [表示形式]パネルをクリックして選ぶ
５ “１３時３０分５５秒”をクリックして選ぶ
６ [ＯＫ]ボタンをクリックする
◆ セルの書式設定ダイアログはセルを選んでＣＴＲＬ＋１を押しても表示できます。
表の見出しや項目見出しのフォントをかえると見栄えは良くなります。
セル単位でもセル内の一部の文字ごとでもフォントは変更できます。
フォントを変更するにはまずセル、あるいは文字を選んでから[書式設定]ツールバーを使います。
１ フォントを変更するセルを選ぶ
２ [フォントサイズ]ドロップダウンリストをクリックしてフォントサイズを選ぶ
３ フォントが変更される
４ [斜体]ボタンで設定状態でボタンが窪む
５ 下線ボタンで下線を引くことができる。
６ 太字ボタンで太字[ボールド]になる。
◆ セル内の一部の書体を変更した場合セルを選んだときの[書式設定]ツールバーのドロップダウンリストには最初の文字の書体が表示されます。
フォントに色を付けてみましょう。
フォントの変更と同じように、セル単位でもセル内の一部の文字後とにでもフォントに色を付けることができます。
セルや文字を選んで[フォント色パレット]ボタンを使います。
１ 色を変更するセルを選ぶ
２ [フォント色パレット]ボタンの右側の▼ボタンをクリックして色を選ぶ
３ フォント色パレットボタンの色が変わる
◆ [フォント色パレット]には最後に設定された色が表示されています。
フォントの色とセル自体の色は別々の設定になります。
そのためセルとフォントの色の組み合わせ方によってはセルの文字を色抜きにすることもできます。
１ 色を変更するセルを選ぶ
２ [色パレット]ボタンの右側の▼ボタンをクリックする
３ [色パレット]をクリックして色を選ぶ
４ [色パレット]ボタンの色が変わる
５ セルに色が付く
◆ セルの書式設定の[パターン]パネルではセルの色だけではなく[網掛けの設定]もできます。
新しいセルにデータを入力したとき文字であれば左寄せ数値であれば右寄せに自動的に配置されます。
このセル内のデータの配置を変えることができます。左詰、中央揃え、右詰、そして複数にわたる列範囲での中央揃えの４種類です。
１ 配置を変更するセルの範囲を選ぶ
２ [範囲内で中央]ボタンをクリックする
３ 選ばれた列範囲は一つのセル枠で表示される
◆ [セルの書式設定]ダイアログの[配置]パネルでセルのデータの配置についてより詳細な設定ができます。セルにデータを入力したときに文字が左詰、数値が右詰になるのは初期設定で[横位置]が[標準]になっているからです。
ワークシートの表示罫線を引くとデータの区切りがはっきりして見栄えも良くなります。
罫線はセル単位で設定しセルとセルを区切っているセル枠とは異なりセルの外側に引かれます。
セル単位で設定するときはセル範囲を選んで[罫線パレット]ボタンを使います。
１ 表全体のセルを選ぶ
２ [罫線パレット]ボタンの▼ボタンをクリックして罫線を選ぶ
３ 間違った場合は▼ボタンをクリックしてやり直す
４ 罫線ボタンの中から罫線を選びクリックする
５ 罫線が引かれる
◆ 罫線はセルの書式の一部です。そのため罫線はＤＥＬきーでクリアすることはできません。罫線を消すにはセルを選んで罫線パレットの左上のボタン[罫線なし]を選びます。
セルの内容を誤って削除・変更したりしないようにセルの内容を保護することができます。
そのためには前提としてワークシート、またはブックが保護されていなければなりません。
▼ 保護したくないセルを選ぶ。右クリックしてショートカットメニューから[セルの書式設定]コマンドを選ぶ。
[セルの書式設定]ダイアログが表示される。
１ [保護]パネルをクリックして選ぶ
２ [ロック]チェックボックスをクリックしてチェックをはずす
３ ＯＫボタンをクリックする
▼ [ツール]―[保護]―[シート保護]コマンドを選ぶ。[シート保護]ダイアログが表示される
４ パスワードは省略できる。設定した場合は[ツール]―[保護]―[シート保護解除]コマンドを実行するときにパスワードを入力する。
５ OKボタンをクリックする
ワークシートのセルの変更しない限りすべて標準の幅と高さで表示されます。
ただし場合によっては見出しの項目が長くて標準の幅に入らなくなったり計算の結果桁数が大きくなったりして数値が簡略表示されることもあります。
▼ セルの幅を変更する場合
１ 列番号の境界にマウスポインタを合わせマウスポインタの形が変わったら右方向にドラッグして幅を調節する。
２ 名前ボックスには幅が表示される
３ セルの幅が表示された
▼ セルの高さを変更する場合
４ 行番号の境界にマウスポインタを合わせマウスポインタの形が変わったら下方向にドラッグして高さを調節する
５ 名前ボックスには高さが表示される
６ セルの高さが変更される
◆ セルのデータのフォントの大きさを変更するとそれに応じてセルの高さは自動的に調節されます。
◆ 変更した列の幅を標準に戻すには、書式メニューの[列]の[標準の幅]コマンドを選びます。
長い見出し項目を表示するのにセルの幅を広げすぎるのも良いのですがその項目の比べて他の項目や数値データが短い場合いたずらに幅を広げても無駄スペースが多くなってしまいます。そのようなときはセル内でデータを折り返して表示すると良いでしょう。
▼ セルを選ぶ。右クリックしてショートカットメニューから[セルの書式設定]コマンドを選ぶ。[セルの書式設定]ダイアログが表示される。
[配置]パネルをクリックして選ぶ
２ [列幅で折り返して全体を表示させる]チェックボックスをクリックしてチェックする。
３ ＯＫボタンをクリックする
４ データが折り返して表示される
データが多く画面上にすべてのデータを表示できないとき最大の大きさのデータを探し列番号や境界をドラッグして幅や高さを調節するのは面倒です。
列番号や行番号の境界をダブルクリックすると列や行の最大の大きさのデータにセルの幅や高さが揃います。
またすべての列幅や行の高さを揃えるにはセル全体を選んでから列番号や行番号の境界をドラッグします。
◆ 一度にすべての列幅を調節する場合は[全セル選択]ボタンをクリックしてセル全体を選び列番号の境界にマウスポインタを合わせマウスポインタの形が変わったらダブルクリックする、
◆ 変更した列の幅を標準に戻すには列を選んでから[書式]メニューの[列]の[標準の幅]コマンドを選びます。
大規模な統計表やデータベースなどで項目ごとに書式を変えるときセルの書式を一つずつ設定するのは面倒になります。
エクセルには統計表やデータベース向きの基本的な書式があらかじめ用意されています。
１ オートフォーマットを適用する表のセルを一つ選ぶ
２ [書式]―[オートフォーマット]コマンドを選ぶ
３ 連続したデータのセルの集まりが選択される
４ [書式]で[会計]を選ぶ
５ [サンプル]には見本が表示される
６ [オプション]ボタンをクリックする
７ ダイアログの下部にオプション項目が表示される
８ 項目を選択してＯＫボタンをクリックする
◆ オートフォーマットを設定すると元の書式はすべてキャンセルされます。またフォントは[ＭＳＰゴシック]の１１ポイントが標準になります。オートフォーマットを実行した後で個別にセルの書式を変更するとよいでしょう。
表のデータの行と列を入れ替えるにはショートカットメニューの[形式を選択して貼り付け]コマンドを使います。
１ 行と列を入れ替えるセルの範囲を選ぶ。右クリックしてショーーとカットメニューを表示して[コピー]を選択する
２ 貼り付ける位置のセルを選んでショートカットメニューを表示し[形式を選択して貼り付け]コマンドを選ぶ
３ [行、列を入れ替える]チェックボックスをクリックしてチェックする。
OKボタンをクリックする。
６ ブックを操作する
標準設定では１６枚のワークシートの集まりです。
異なるワークシートのセルを参照して合計を取る場合などにワークシートの名前が意味を持ってきます。
ワークシートを選ぶには見出しをクリックします。
新しくブックを作成したときは[SHEET１]という名前が付いてきますが、これを変更することができます。
変更は見出しをダブルクリックして[シート名の変更]ダイアログで行います。
１ シート見出しをダブルクリックすると[シート名の変更]ダイアログが表示される
２ シート名を入力する
３ OKボタンをクリックする
４ 名前が変更された
コピーはＣＴＲＬキーを押しながらドラッグします。
２つのブック間でもドラッグによる移動・コピー操作は可能です。
▼ ワークシートを移動する場合
１ 移動するシートの見出しにマウスポインタをあわせる
２ 移動先のシートにドラッグする
３ 移動先の位置が▼で表示される
４ シートが移動した
▼ ワークシートをコピーする場合
５ コピーするシートの見出しにマウスポインタをあわせる
６ ＣＴＲＬキーを押しながらコピー先のシートにドラッグするコピー先の位置が▼で表示される
７ シートがコピーされた
◆ ワークシートの移動・コピー操作にはメニューバーやセルのショートカットメニューの[切り取り・貼り付け]は使えません。
ワークシートはセルや行・列と同様に削除したり挿入することができます。
複数のシートを選ぶこともでき、挿入の場合は選んだワークシートのショートカットの数だけ空のシートが挿入されます。削除・挿入などの操作はワークシートのショートカットメニューから行います。
▼ ワークシートを削除する場合
１ 削除するワークシートのシート見出しをクリックして選んだシート見出しにマウスポインタを合わせ右クリックする。
２ ショートカットメニューが表示される
３ 削除コマンドを選ぶとダイアログボックスが表示される。OKボタンをクリックすると選んだワークシートが削除される
４ ワークシートが削除された
▼ ワークシートを挿入する場合
１ シート見出しにマウスポインタを合わす右クリックしショートカットメニューを表示し挿入コマンドを選ぶ
２ 標準パネルをクリックして選ぶ
３ ワークシートアイコンをクリックする
４ OKボタンをクリックする
５ ワークシートは選択した一つ手前に挿入される
◆ 一つのブックに登録できるワークシートの数はコンピュータのメモリの空き容量に依存します。初期設定では１６枚ですが変更するには[ツール]メニューの[オプション]コマンドを選びオプションダイアログを表示させ[全般パネルで設定します。
ワークシートは新しく作成するブックに移動したりコピーすることもできます。
この場合シートのショートカットメニューの[移動・またはコピー]コマンドを選びます。
新規ブックには移動・コピーしたワークシートだけが登録されます。
▼ ショートカットメニューを使う場合
１ コピーするワークシートのシート見出しをクリックする。選んだシート見出しにマウスポインタを合わせ右クリックしてショートカットメニューから[移動・またはコピー]コマンドを選ぶ
２ [移動先ブック名]で[新規ブック]を選ぶ
３ [移動せずにコピーする]チェックボックスをクリックしてチェックをはずす
４ ＯＫボタンをクリックする
５ 新規ブックにはコピーしたワークシートだけが登録されている。
６ ブックの右上隅の[元に戻す]ボタンをクリックしてブックウインドウを小さく表示させる。コピーするワークシート見出しにマウスポインタを合わせＣＴＲＬキーを押しながらシート外にドラッグする。新規ブックにワークシートがコピーされる。
別々の位置にあるデータを一つのワークシートにまとめて集計するならばデータの統合を行います。
この時それぞれのシートのデータが同じ配置で並んでいる場合は位置による統合になり、データの配置は違うが同じ項目見出しを持つ場合は項目による統合になります。
位置による統合では項目見出しなどの文字は空白になるのであらかじめ項目見出しを入力しておきます。
ここでは前者について説明します。
▼ 統合先のワークシート
１ 項目見出しは統合元のデータからコピーしておく。
２ 統合した結果を入れるセルの範囲を選ぶ
３ [データ][統合]コマンドを選ぶ
４ [統合の設定]ダイアログが表示される
５ 一つ目のダイアログ
６ [統合元範囲]に」カーソルを移動して一つ目の統合もとのワークシートをクリックする
７ ドラッグして統合もとのデータ範囲を指定する
８ 追加ボタンをクリックする統合元に選んだ範囲が表示される
９ 二つ目の統合元ワークシートをクリックする
１０ [統合元範囲]にカーソルを移動する
１１ マウスでドラッグして統合もとのデータ範囲を指定する
１２ 追加ボタンをクリックする
１３ [統合元]に選んだ範囲が追加される
１４ OKボタンをクリックする
１５ 統合先のワークシートにまとめて集計された結果が表示される
▼ 統合元範囲で指定できる数は２５５個までです。また統合元範囲に数式がある場合は数式ではなく計算結果の数値が統合されます。
表計算では合計を取る事が良くあります。
数式を作成するとき合計する項目が多いと数式も長くなり面倒です。
[オートSUM]ボタンは合計する範囲を自動的に選んで合計を出してくれます。
また選ばれるセルの範囲は数値だけに限られ文字の入っているセルは無視されます。
▼ 範囲が自動的に選ばれる場合
１ [合計]のセルを選び[オートSUM]ボタンをクリックすると合計のセルに数式が表示される。
２ 合計するセルの範囲が点滅する破線で囲まれる
３ [オートSUM]ボタンをもう一度クリックするか、ENTERキーを押すと合計のセルには合計値が入力される。
４ 数式バーには数式が表示される。
▼範囲を選ぶ場合
１ 合計のセルを選び[オートSUM]ボタンをクリックする
２ それぞれの合計したい数字をＣＴＲＬボタンでクリックする。
３ 合計するセルの範囲は点滅する破線で囲まれる。
４ 合計のセルに数式が表示される
５ [オートSUM]ボタンをもう一度クリックするかENTERキーを押すと合計のセルには合計値が入力される
６ 数式バーには数式が表示される
収入報告書をワークシートに組織別に分類している場合など連続したワークシートで各項目のセル位置同じ事があります。このような時[オートSUM]ボタンで別のワークシートに合計を取る事ができます。
連続シートを選ぶには最初の参照セルを選んだ後SHIFTキーを押しながら範囲の最後のシート見出しをクリックします。合計の入力位置は他のブックのワークシートでも可能です。
１ 合計値を入力するシートの見出しをクリックする
２ セルをクリックして選び[オートSUM]ボタンをクリックする。オートSUMの数式が入力される。
３ Ａシートの見出しをクリックする
４ 合計のセルをクリックする
５ SHIFTキーを押しながらＢシートの見出しをクリックする
６ 選択範囲が点滅する
７ オートSUMボタンをもう一度クリックするかENTERキーを押す。合計のセルには合計値が入力される
◆ ＳＨＦＴキーは範囲の最後のワークシートを選ぶときに使います。例えばＡ，Ｂ，Ｃの連続したワークシートの合計を求めるならばＡのセルを選んでからＳＨＦＴキーを押しながらＣのセルのシート見出しをクリックします。
◆ ＝ＳＵＭ（Ａ鉄道：Ｂ鉄道！Ｆ７） Ａ鉄道からＢ鉄道までの各シートのＦ７にある値が合計されます。
◆ ＝ＳＵＭ（Ｃ‘￥ＤＡＴＡ￥［ＲＡＩＬ］Ａ鉄道：Ｂ鉄’＄Ｆ＆７）ＲＡＩＬというブックのＡ鉄道からＢ鉄道までの各シートのＦ７にある値が合計されます。ブック名はブラケット（‘）で囲まれます
飛び飛びのワークシートのデータの合計を求める場合[オートSUM]ボタンを使うのは連続したワークシートの場合と同じですが個別にシートとセルを選び（，）で区切ります。
▼ Ａ鉄道とＢ鉄道の営業収入の合計を１９９５年度収入報告というシートにいれる
１ １９９５年度収入報告のシート見出しをクリックする
２ 営業収入合計のセルをクリックして選び[オートＳＵＭボタン]をクリックする
３ Ａ鉄道のシート見出しをクリックする
４ 合計のセル（Ｆ７）をクリックする
５ 数式バーにはシート名とセル名が表示される。ここでは[Ａ鉄道！Ｆ７]と表示される。
６ 数式バーの[Ａ７鉄道！Ｆ７]の後ろをクリックしてカーソルを表示させキーボードから[,]カンマを入力する
７ [Ｂ鉄道]のシート見出しをクリックする
８ 合計（F７）のセルをクリックする
９ 選択範囲が点滅している。間違った場合ここで選択し直す。
１０ [オートSUM]ボタンをもう一度クリックするか、ENTERキーを押す。
１１ 営業収入合計のセルには合計値が入力される
◆ ＝ＳＵＭ（ＳＨＥＥＴ１！Ａ１，ＳＨＥＥＴ３！Ｂ２）シート１とシート３の同じ位置のセルの合計を求める。また連続していないシートでそれぞれ異なる位置のセルを参照するには ＝ＳＵＭ（ＳＨＥＥＴ１！Ａ１ＳＨＥＥＴ３！Ｂ２） シート１とシート３の違う位置のセル（A１とＢ２）の合計を取る事になる
ある金額を預金して目標額に達する期間を計算するなど、目標値（計算結果）が決まっている数式に代入する値を調べるにはゴークシールを使います。
この機能はあらかじめ数式と目標額を決めて代入する値を逆算して表示します。
実行には[ツール]メニューの[ゴークシール]コマンドを選びます。
▼ 元金１００万円、年利回りで５％で、目標額２００万円に達する期間を福利で計算する。源泉分離課税は考えない。最初に基本となるデータと数式を入力する
１ 元金を入力する。表示形式は[通貨]にする
２ 年利回りを入力する。表示形式は[パーセンテージ]にする
３ 預入機間は空白にしておくが表示形式は[数値]にして小数点以下のの桁数を[０]にする。このセルが代入の対象になる。
４ 目標額のセルに計算する数式[＝Ｃ３＊（１＋Ｃ４）＾Ｃ５]を入力する。表示形式は通貨にする。そのセルを選んだ状態で[ツール]―[ゴールシーク]コマンドを選ぶ
５ ゴールシークダイアログ
６ 数式入力セルには参照セルが入力されている
７ 目標値に２００と入力する
８ 変化させるセルに預入期間の入力セルをクリックして番号を入力する
９ OKボタンをクリックする
１０ OKボタンをクリックすると回答の数値が保存される
１１ キャンセルボタンをクリックすると元に戻る
１２ 預入期間に計算された値が表示される
１３ 目標額にはダイアログで指定した値が表示される
◆ ゴールシークに使うセルはすべて同じワークシート上のセルから選ばないと結果を一目で確認できません。
◆ 変化させるセルに数式を入力することはできません。
預入期間ごとの受け取り貯蓄額を計算するなど決まった数式に代入する値を変えて結果を表で表示するにはデータテーブル機能を使います。
この機能は代入の対象となるセルを決めそのセルに他の値を次々と代入して計算結果を表示します。
代入する項目は一つだけでなく列・行に二つ設定することができます。
実行するには[データ]の[テーブル]コマンドを使います。
▼ 元金１００万円、年利回り３％の固定金利で預け入れ期間別の受け取り金額を複利で計算する。源泉利課税は考えない。最初に基本となるデータと数式を入力する。
１ [元金]を入力する。表示形式は通貨にする。
２ 年利回りを入力する。表示形式は％にする。
３ 預け入れ期間に[１]を入力するこのセルが代入の対象となる。
４ 預け入れ期間の種類を入力する
５ 一つには＝Ｃ３＊（１＋Ｃ４）＾Ｃ５ と入力する。通貨表示にする。
６ データテーブルを表示するセルの範囲を選ぶ。
７ [データ]―[テーブル]コマンドを選ぶ
８ テーブルダイアログ
９ 列の代入セルにカーソルを移動し預け入れ期間[１]の部分をクリックして入力する
１０ OKボタンをクリックする
１１ データテーブルに計算結果が表示される
◆ データテーブルに表示される計算結果は代入する値を変えると自動的に再計算されて表示されます。
項目が細分化された表の中から大項目だけを表示したいような場合があります。
そのようなときはアウトラインを設定してグループ化しておくと一つのワークシートを何通りかの体裁で表示できます。
表のデータが規則的に並んでいる場合は[データ]メニューの[グループ化とアウトラインの設定]のアウトライン自動作成コマンドを選びます。
▼Ａ鉄道とＢ鉄道の収入合計をまとめてみる
１ [データ]―[グループとアウトラインの設定][アウトラインの自動作成]コマンドを選ぶ
２ アウトラインが表示される
３ [−]ボタンは下位にデータのないことを表す。
４ [１]ボタンをクリックする。[−]ボタンでもよい。
５ [＋]ボタンに変わる。下位レベルにデータがあることを表す。クリックするともとの表示に戻り[−]ボタンに変わる。[２]ボタンをクリックしても元の表示に戻る。
６ 行の[２]ボタンをクリックする
７ [+]ボタンに変わる。クリックすると元の表示に戻る。[３]ボタンをクリックしても、元の表示に戻る。
◆ アウトラインの解除をするときは[データ][グループのアウトラインの設定]の[アウトラインのクリア]コマンドを選びます。また一部のアウトラインを解除するときは対象となるセルを選んでから[データ][グループとアウトラインの設定][グループ化解除]で対象に列か行を選びます。
複雑な表になると表の中の項目の立てかたによっていろいろな表現ができます。
一つの表から項目を立て直し、集計をする機能がピボットテーブルです。
１ 表の中にアクティブセルを移動する
２ [データ][ピボットテーブル]コマンドを移動する
３ [データベースソースを選択してください]がエクセルのリストであるか確認する。
４ 次へボタンをクリックする
５ ピボットテーブルウイザード
６ [範囲]には表のセル範囲が入力されている。ワークシートでは点滅する破線でセル範囲が選択されている。
７ 他のブックのワークシートを指定するときは参照ボタンをクリックする
８ 次へボタンをクリックする
９ 行・列・データ・にそれぞれドラッグして次へボタンをクリックする。
１０ ピボットテーブルの先頭セルにカーソルがある状態でＦ４セルをクリックしてテーブルの表示場所を指定する。
１１ 完了ボタンをクリックする
ピボットテーブルが表示され、集計される
７ グラフを作る
表からグラフを作るにはグラフウイザードを使って対話式にグラフの種類やその矢の条件を設定していきます。
グラフウイザードでは棒、円、折れ線、三次元グラフなどの１５種類のグラフが用意されています。
▼ 埋め込みグラフを作る
１ グラフにするデータの範囲をドラッグして選ぶ。この時空白セルも選んで短形にする。
２ グラフウイザードボタンをクリックする。
３ マウスポインタの形が変わる。
４ データの範囲が表示される。ここでのデータ範囲を変更できる。
５ 次へボタンをクリックする。
６ グラフの種類を選ぶ
７ 次へボタンをクリックする。
８ フォーマットを選ぶ
９ 選んだグラフのデータサンプルが表示される
１０ 次へボタンでグラフのタイトルを入れる
１１ 数値軸に単位をいれる
１２ 完了ボタンをクリックする
◆ここで設定したグラフの種類や大きさ、軸項目ラベルなど後でいくらでも修正することができます。
◆ 表とデータは連動しています。データが変わるとグラフの内容も変わります。
埋め込みグラフとは表のデータと一緒にグラフを表示するのに対しグラフシートは表のデータとは別のグラフシートにグラフを表示します。
グラフシートはグラフ専用のシートですがブック中に作成され他のワークシートと同じように扱えます。
グラフシートもデータの内容と連動しています。
１ グラフにするデータの範囲をドラッグして選ぶ
２ [挿入][グラフ][新規グラフシート]コマンドをクリックする
３ それぞれを設定して完了ボタンをクリックする。
表からグラフを作った後でもデータを変更したり追加することがあります。
埋め込みグラフもグラフシートもグラフの内容と元の表データとは連結しています。
そのためデータを変更するだけでグラフの内容も変更されます。
またグラフにデータを追加するには元の表にデータを追加します。
▼ データを追加する場合
１ 選んだセル範囲の周りにマウスポインタを合わせマウスポインタの形が矢印に変わったら選んだセル範囲をグラフにドラッグする。
２ グラフの中に入るとマウスポインタの形が矢印＋になる。この状態でマウスポインタを離す。
３ データがグラフに追加される。
▼ データを削除する場合
１ 表のデータを選びＤＥＬキーを押す
２ グラフからデータが削除される
グラフの作成時に指定した表示範囲をグラフエリアと呼びます。
操作を行うにはグラフをクリックして選択し右クリックしてコマンドを選びます。
１ グラフをクリックして選ぶとグラフが選択状態になりハンドル（■）が表示される
２ ハンドルをドラッグして大きさを変える
３ 右クリックしてショートカットメニューを表示させオブジェクトの書式設定を選ぶ
４ ダイアログを設定してＯＫボタンをクリックする
グラフのデータの並びを[データ系列]といいグラフの基幹データとなります。
下のグラフでは表の行方向の横方向がデータ系列で、各自のここのデータはデータ要素です。
▼ グラフをクリックして選びハンドルを表示させる。[グラフウイザード]ボタンをクリックする。
１ [データ系列の方向]で列をクリックして選ぶ
２ OKボタンをクリックする
３ データ系列は新しくなる。
グラフのデータ要素は一般に表の列方向の並びで表示されます。
例えばグラフではデータの要素が並んでいるとして[１９９４][１９９５][平年値]の順です。
この順番を変更するのはまずグラフをダブルクリックしてアクティブにします。
次にグラフを右クリックしてショートカットメニューから[縦棒グラフの書式設定]コマンドをつかいます。
１ グラフをダブルクリックしてアクティブにする。グラフの周りが太線で囲まれる。
２ グラフを右クリックしてショートカットメニューから[グループの書式設定]コマンドを選ぶ。この時グラフエリアの何もないところで右クリックするのが良い。
３ [系列の順序]パネルをクリックして選ぶ
４ 系列の順序で編年値をクリックして選ぶ
５ 上へボタンを２回クリックする
６ OKボタンをクリックする
７ データ要素の並びが[平年値][１９９４][１９９５]となる。
列・及び行に２種類以上の見出しのある表は３次元グラフでここのデータを比較することができます。
グラフを変更するにはまずグラフをダブルクリックしてアクティブにします。
次にグラフを右クリックしてショートカットメニューから[グラフの種類]コマンドを選びます。」
１ グラフをダブルクリックしてアクティブにする。グラフの周りが太線で囲まれる。
２ グラフ内で右クリックしてショートカットメニューから[グラフの種類]コマンドを選ぶ。
グラフのエリアの何もないところで右クリックするのが良い。
３ [表示]で[３D]オプションボタンをクリックする
４ [３D縦棒]をクリックする
５ オプションボタンをクリックする
６ グラフの形式パネルをクリックして選ぶ
７ [形式]からグラフの形式を選ぶ
８ OKボタンをクリックする。
９ ３Ｄグラフに変更される。
◆ グラフを選択状態にして[グラフ種類パレット]ボタンでグラフの種類を変更する事もできます。
グラフはさまざまなデータ要素から構成されています。
このうちグラフタイトル凡例は、マウスのドラッグ操作でグラフエリア内に自由に配置できます。
また軸ラベルはプロットエリアの外側に配置できますが、プロットエリアの移動と連動しています。
各データ要素を選ぶにはまずグラフをダブルクリックしてグラフ全体をアクティブにしなければなりません。
１ グラフタイトル ハンドルが表示された状態でクリックするとカーソルが表示される。その状態で直接文字を変更できる。
２ グラフエリア グラフの図形が表示される部分。ハンドルにマウスポインタをあわせると大きさを変更できる。
３ 凡例 グラフツールバーの[凡例]ボタンをクリックすると凡例の表示・非表示が切り替わる。ハンドルにマウスポインタをあわせると大きさを変更できる値軸
４ グラフツールバーの[数値軸メモリ線]ボタンをクリックすると数値軸メモリ線の表示・非表示が切り替わる。
５ 軸ラベル ハンドルが表示された状態でクリックするとカーソルが表示されるその状態で直接文字を変更できる。
▼ グラフをダブルクリックしてアクティブにする。選択された要素の周りにはハンドルが表示される。
１ 項目軸をクリックして選ぶ。右クリックするとショートカットメニューが表示される。軸の書式設定が表示される。
２ 軸の書式設定ダイアログ
３ フォントパネルをクリックして選ぶ
４ スタイルで太字をクリックして選ぶ
５ 配置パネルをクリックして選ぶ
６ [文字の方向]で横向きをクリックする
７ ＯＫボタンをクリックする
８ このようにデータ要素に対して操作を行うにはまずデータ要素を選んでからマウスを操作するか右クリックしてショートカットカットメニューを表示させます。
グラフのデータマーカーや背景の色を変えると見栄えが良くなり、グラフの説得力も違います。
フォントや色などデータ要素の書式を変えるにはまずグラフをダブルクリックしてグラフ全体をアクティブにしなければなりません。
▼ データマーカーの色を変更するには。
１ グラフをダブルクリックしてアクティブにする
２ データ系列をクリックして選ぶ
３ 右クリックしてショートカットメニューを表示させ[データ系列の書式設定]コマンドを選ぶ
４ [パターンパネル]をクリックして選ぶ
５ パターンの▼ボタンを押すとパレットが表示される。
６ ＯＫボタンを押す
▼ プロットエリアの色を変更する場合
７ グラフをダブルクリックしてアクティブにする
８ プロットエリアをクリックしして選ぶ
９ 右クリックしてショートカットメニューを表示させプロットエリアの書式設定コマンドを選ぶ
１０ プロットエリア内の書式設定ダイアログ
１１ それぞれを設定しＯＫボタンを押す
縦棒グラフの中で一つのデータ要素だけを折れ線グラフにするなど表醇となるデータだけ別の種類で表現することができます。
特定のデータ系列の種類を変更するにはデータマーカーを選んでグラフの種類コマンドを選びます。
組み合わせることができるのは２Ｄグラフ同士だけで種類によっては不可能な場合もあります。
▼ グラフをグラフをダブルクリックしてアクティブにする。[平年値]のデータマーカーをクリックして選ぶ。みぎくりっくしてショートカットメニューを表示させ[グラフの種類]コマンドを選択する。
１ 折れ線グラフを選ぶ
２ ＯＫボタンをクリックする
３ 縦棒グラフに折れ線グラフが追加される
テキストボックスをグラフに挿入するには図形描画ツールバーからテキストボックスボタンをクリックしてグラフエリアの中で適当な範囲を指定します。
挿入されたテキストボックスはデータ要素となり、文字を入力したり書式を設定するなどちょうどグラフタイトルと同じように扱えます。
▼ グラフエリアをダブルクリックしてアクティブにする
１ [図形描画]ツールバーから[テキストボックス]ボタンをクリックするとマウスポインタの形が[+]に変わります。メモを入れる範囲をドラッグしてマウスボタンを離すと枠が消える。
２ テキストボックスにはキーボードから文字を入力する。
折れ線グラフなど、グラフの種類によってはデータマーカーに設定する書式の組み合わせが複雑になることがあります。
そこであらかじめ組み込まれたグラフの書式を利用すれば多くのデータを統一の取れたグラフに仕上げることができます。
▼ グラフをエリアをダブルクリックしてアクティブにする。右クリックしてショートカットメニューを表示して[オートフォーマット]コマンドを選ぶ。[グラフのオートフォーマット]ダイアログが表示される。
１ グラフの種類で折れ線を選ぶ
２ ＯＫボタンをクリックする
３ オートフォーマットされたグラフが表示される
▼ 数字軸が[０]から始まっているのでこれを[２０]にする。
１ 数字軸を選び右クリックしてショートカットメニューを表示させ軸の書式設定コマンドを選ぶ
２ メモリパネルをクリックして選ぶ
３ テキストボックスに[２０]と入力する
４ [最小値]チェックボックスのチェックが外れる
５ ＯＫボタンをクリックする。
最小値が２０となる。
８ データベースとして使う
エクセルはデータベースとしても利用できます。
データベースは住所録などのようにある基準に沿って分類したデータの集まりです。
エクセルではこのデータの集まりをリストと呼びます。
リストはワークシートの行方向に見出しを付け列方向にデータを入れます。
▼ リストを作る
１ フィールド 見出しごとに分類された列方向のデータの並び。一つのフィールドのデータは同じ書式にする。
２ 先頭行に見出しをいれる。データとは異なる書式にしておく。[見出し]は２行まで設定できる。
３ レコード 行方向のデータの並びでフィールドを持つ。
４ 空白までが一つのリストになる。
◆ リストは最大で１６３８４行 ２５６列のサイズ。見出しは半角で２５５文字にすることができます。
▼ ウインドウ内にすべてのレコードが表示できないほどレコード数が多いと下の（行番号の大きい）レコードを表示すると見出しが隠れてしまいます。常に見出しを表示するには最初のレコードの行を選びます。常に見出しを表示するには最初のレコードの行を選び[ウインドウ][ウインドウ枠固定]コマンドを選択しウインドウ枠を固定します。ウインドウ枠を固定しておくとレコードは見出しを境にしてスクロールします。
▼ 見出しが見えるようにします。
１ 行番号をクリックして行を選ぶ
２ [ウインドウ][ウインドウ枠固定]コマンドを選ぶ
３ 見出し行と最初のデータの行との間に境界線が表示されます。
◆ ウインドウ枠を固定したとき境界の上下をＣＴＲＬキーを使ってすばやく移動できます。ＣＴＲＬ＋↓でリストの最後のセルに移動できます。
▼ 検索する場合
１ 特定の範囲だけを検索するにはセルの範囲をドラッグして選ぶ
２ [編集][検索]コマンドを選ぶ
３ [検索する文字列]に書籍と入力する
４ [次を検索]ボタンをクリックする
５ 最初に選択したセルが選ばれる
▼ 置換する場合
１ 特定の範囲だけを置換するにはセルの範囲をドラッグして選ぶ
２ [編集][置換]コマンドを選ぶ
３ 置換ダイアログ
４ [検索する文字列]に書籍と入力する
５ [置換後の文字列]に単行本と入力する
６ 次を検索ボタンで文字列を検索し[置換]ボタンをクリックして検索された文字列を置換する
▼ 同じリスト内の文字や値、数値、に置換するには、セルを選んでショートカットメニューから[リスト内から選択]コマンドを選ぶ
７ リスト内のデータが表示される。データをクリックするとセルのデータが置換される。
◆ リスト形式のデータに[オートフィルタ機能]を使うと必要なデータだけが表示されます。
リストはレコード単位に並べられています。
このレコードを列の見出し（フィールド）を基準として昇順（１―９）、降順（９―１）に並べ替えることができます。
１ 最優先させたいフィールドにアクティブセルを移動する
２ [データ]並べ替え]コマンドを選ぶ
３ リストが自動的に選択される。
４ [最優先キー]に書店名が入力されている。
５ [２番目に最優先されるキー]のドロップダウンリストから“月”を選ぶ
６ [３番目に最優先されるキー]のドロップダウンリストから“分類”を選ぶ
７ ＯＫボタンをクリックする
▼ レコードは上から[書店名][月][分類]となる。
◆ フィールドデータの一部を並べ替えるにはまずマウスで範囲をドラッグして選び[昇順]ボタン[降順]ボタンをクリックします。ただしボタンを使った並べ替えは基準フィールドは一つだけしか指定できません。
▼ 検索や並べ替えでもリストから必要なレコードを探したり目的に応じた表示にすることができます。不要なデータは表示しないようにして特定のレコードだけを表示することができます。特定のレコードだけを表示するには、[データ][フィルタ][オートフィルタ]コマンドから呼び出します。
１ リストの中のセルを一つ選ぶ。見出しを選んでも構わない。
２ [データ][フィルタ][オートフィルタ]コマンドを選ぶ。
３ 各見出しに▼ボタンが表示される
４ ▼ボタンをクリックしてドロップダウンリストから雑誌をクリックして選ぶ
５ 各書店の雑誌だけのレコードが表示される
６ [売上額]の▼ボタンをクリックしてドロップダウンリストから（オプション）を選ぶ
７ ▼ボタンをクリックして[ドロップダウンリスト]からを選ぶ
８ 売上額をリストを入力する
９ ＯＫボタンをクリックする
１０ 雑誌の売上額３００万円以上のレコードだけが抽出される
リストに数値データがある場合数式を入力することなく簡単にデータを集計することができます。
集計は現在表示されているリストのレコードの並びに応じて行われ、小計ご総計が自動的に行を割いて挿入される。
そのため最初に集計の基準となるレコードは並び替えで揃えておく必要があります。
▼ データを集計する場合
１ リストの中のセルを一つ選ぶ。見出しを選んでも構わない。
２ [データ][集計]コマンドを選ぶ
３ 集計のダイアログ
４ リストが自動的に選ばれる
５ グループの基準 ▼ボタンをクリックすると他の方法が表示される
６ 集計するフィールド スクロールバーをドラッグして必要なフィールドを探す。複数指定できる。
７ 集計行をデータの下に挿入する チェックをはずすと見出しの下に総計、各データの先頭行に小計に挿入される
８ OKボタンをクリックする。
集計ダイアログに[現在の集計表と置き換える]のチェックをはずすと現在表示されている小計と総計以外に集計方法を変えた別の小計や総計を挿入することができる。
リスト形式のデータベースレコードを１枚のカードごとに表示できます。カード型のデータベース形式で編集するには[データ][フォーム]コマンドを選びます。
１ リストの中のセルをひとつ選ぶ
２ [データ][フォーム]コマンドを選ぶ
３ シートダイアログ
４ フィールド 各フィールドのデータは直接キーボードから訂正できる。
５ レコード数インジゲーター 全レコード数とリスト内のレコードの位置を表す。
６ 追加 クリックすると各フィールドが空白になり直接キーボードからデータを追加できる。
７ 削除 表示されているレコードを削除する
８ 元に戻す データフォーム形式で」編集を加えると有効になる
９ 前を検索 、次を検索 検索条件を指定しない場合、クリックするごとに１つずつレコードを移動する
１０ 終了 データフォームを閉じる
１１ 検索条件 クリックすると各フィールドが空白になる、必要な条件を必要なフィールドに入力する
９ 紙に印刷する
実際に紙に印刷する前に場面で確認しておくと、失敗も少ないものです。
エクセルのワークシートはワープロソフトの文書場面などと違ってＡ４などの用紙サイズにワークシート全体が収まるようにデータが表示れているわけではありません。
用紙１ページにおさまらないデータは自動的に改ページになります。
▼ ワークシートが表示された状態で[印刷プレビュー]ボタンをクリックする。
１ 印刷プレビューが表示される
２ マウスポインタの形が虫眼鏡の状態で画面をクリックする。
３ 拡大して表示される
４ マウスポインタの形が変わる。拡大したい個所をクリックすると拡大されマウスポインタが矢印に変わる
５ 印刷ボタンを押すと印刷ダイアログが表示され印刷ができる
６ 設定ボタンを押すと[ページ設定ダイアログ]が表示される
７ 余白ボタンをクリックすると設定された用紙の余白を調節する
◆ 印刷対象に複数のワークシートを選ぶことのできます。まず以下の方法でワークシートを選んでから、[印刷プレビュー]ボタンをクリックしてください。連続する複数のシートを選ぶにはＳＨＩＦＴキーを押しながら最初のシート見出しと最後のシート見出しをクリックする。
◆ 連続しない複数のシートを選ぶにはＣＴＲＬキーを押しながらシート見出しをクリックする
印刷プレビュー画面ではワークシートのデータが用紙に適切に収まるように自動的に改ページが行われます。
この時印刷する必要のないデータが含まれることもあります。
データの一部分だけを印刷するにはあらかじめ印刷範囲を指定しておきます。
▼印刷範囲をドラッグして選ぶ場合
１ 印刷範囲をドラッグして選ぶ
２ [ファイル][印刷範囲][設定]コマンドを選ぶ
３ 印刷範囲が破線で囲まれる
▼ 印刷範囲をメニューから選ぶ場合
１ [ファイル][ページ設定]コマンドを選び[ページ設定]ダイアログを表示しシートパネルをクリックして選ぶ
２ 印刷範囲にカーソルを移動しワークシートのセル範囲が動的に入力される。
３ 選択中のセル範囲は点滅する破線で囲まれる
４ 印刷プレビューボタンをクリックする
◆ 不要なデータを印刷しない方法として[オートフィルター]でデータを抽出する方法、[アウトライン表示]でデータをグループ化する方法があります。
用紙にファイル名や日付、ページ番号などの情報を付けて印刷することができます。
これらの情報は用紙の上部および下部の左、中央、右に割り当てることができます。
上部の情報はヘッダー、下部の情報はフッター、といいます。
▼ 印刷プレビュー場面から[設定]ボタンをクリックする。[ページ設定]ダイアログボックスが表示される
１ [ヘッダーとフッター]パネルをクリックして選ぶ
２ [ヘッダーの編集]ボタンをクリックする
３ ヘッダーダイアログ
４ [左端]にカーソルがある常態で[ファイル名]をドラッグして選び[フォント]ボタンをクリックする
５ [フォンと設定ダイアログ]
６ サイズで９をクリックして選ぶ
７ OKボタンをクリックする
８ [中央部]の[シート名]をドラッグして選びＤＥＬキーでクリアする
９ [左側]で[日付]ボタンをクリックする
１０ ＯＫボタンをクリックする
１１ 設定したヘッダーが表示される
１２ [フッター]ノ▼ボタンをクリックする
１３ あらかじめ定義されたフッターが表示される
１４ OKボタンをクリックする
１５ 定義したヘッダーが表示される
１６ 定義したフッターが表示される
初期設定ではワークシートのデータと埋め込みグラフは一緒に印刷されます。
このようなワークシートから埋め込みグラフを印刷対象から外しデータだけを印刷することができます。
グラフを選択状態にしてショートカットメニューから[オブジェクトの書式設定]コマンドを選び表示される[オブジェクトの書式設定]ダイアログで設定します。
１ グラフをクリックして選択状態にする。選択状態ではハンドル（■）が表示される
２ 右クリックしてショートカットメニューから[オブジェクトの書式設定]コマンドを選ぶ
３ [属性]パネルをクリックして選ぶ
４ [オブジェクトを印刷する]チェックボックスのチェックをはずす
５ OKボタンをクリックする
◆ この場合のオブジェクトとは選択したグラフを指します。１枚のワークシートに複数のグラフがある時全てのの埋め込みグラフを印刷対象からはずには個別に[オブジェクトの書式設定]ダイアログで設定します。
データが印刷される範囲は用紙から余白を除いた部分になります。
印刷時に印刷するデータ範囲を手動で設定しない限り印刷範囲に応じて自動的に改ページされるので最後の１列だけが別のページになることもあります。
大まかな余白の調整はマウスのドラッグ操作で行います。
▼ 印刷プレビュー画面から[余白]ボタンをクリックする。余白を調節する点線が表示される。
１ クリックして各代表時にする
２ 左側の余白を調節する点線にマウスポインタをあわせるとマウスポインタの形が変わるのでドラッグする
３ 右側も同様にドラッグして余白を広げる
４ 余白が調節された印刷プレビューが表示されつぎの列が表示される
５ 設定ボタンをクリックする
６ 余白パネルをクリックして選ぶ
７ プレビューが表示される
８ 設定をしてＯＫボタンをクリックする
９ 上下の余白も調節される
用紙は初期設定では[A４縦]設定されています。ただワークシートのデータは横長になりがちなので必ずしもＡ４縦が適切とはいえません。
そのようなときは用紙の印刷の向きを横にすると横幅を稼ぐことができます。
１ 印刷プレビュー画面から[設定]ボタンをクリックする
２ ページ設定ダイアログが表示される
３ ページパネルをクリックして選ぶ
４ [印刷の向き]で[横]オプションボタンをクリックして選ぶ
５ OKボタンをクリックする
実際に印刷する前に印刷するページや範囲、部数などを設定します。
またネットワークなどで複数のプリンタが使用できる状態なら、プリンタも指定します。
１ 印刷プレビュー画面で[印刷]ボタンをクリックする。ワークシート画面に切り替わり、[印刷]ダイアログが表示される。
２ 印刷部数を設定する
３ ページ設定を設定する
４ OKボタンをクリックする
ワークシートのデータ量が多く横に長い場合に罫線が入っていないと行データの並びがわかりにくいものです。
罫線を引けばよいのですがワークシート表示のときはセルの枠線が表示されておりまたアクティブセル間は矢印キーで簡単に移動できます。
印刷時だけに罫線を引きたければパージ設定ダイアログで設定します。
▼ 印刷プレビュー画面から[設定]ボタンをクリックする。ページ設定ダイアログが表示される
１ [シート]パネルをクリックして選ぶ
２ [印刷オプション]で[セルの枠線]チェックボックスをクリックしてチェックを入れる
３ ＯＫボタンをクリックする
ワークシートのデータ全体をとにかく１枚の用紙に収めるにはデータ全体を印刷範囲にあわせて縮小します。
▼ 印刷プレビュー画面から[設定]ボタンをクリックする
１ [ページ設定]ダイアログが表示される
２ [ページ]パネルをクリックして選ぶ
３ 設定する
４ ＯＫボタンをクリックする
初期設定では印刷時の改ページ位置は自動的に設定されます。
この時データの並びかたから見てまとまりの悪いページ区切りになることもあります。
改ページを手動で指定するにはセルや行・列を選んで[挿入]メニューの[改ページ指定]コマンドを選びます。
改ページすると残りのデータは自動的に改ページされます。
１ 改ページを挿入したいセルを選ぶ
２ [挿入][改ページ指定]コマンドを選ぶ
３ [ファイル][ページ設定]コマンドで[ページ設定]ダイアログが表示される
４ [シート]パネルをクリックして選ぶ
５ [印刷方向]で[左から右へ]をチェックする。
◆ 行・列・で改ページを指定するにはまず行番号・列番号・をクリックして行・あるいは列を選んで[挿入]メニューの[改ページ指定]コマンドを実行するとその前の行あるいは列で改ページされます。
データベースのリストがすうページにわたる場合見出し行の先頭行に付けて印刷することができます。
見出しを設定するにはワークシート画面で[ファイル]メニューの[ページ設定]コマンドを選択し[ページ設定]ダイアログで行・あるいは列の見出しを入力します。
▼ [ファイル][ページ指定]コマンドを選ぶ。[ページ指定]ダイアログが表示される
１ [シート]パネルをクリックして選ぶ
２ [行のタイトル]にカーソルを移動する。見出しのセルをクリックすると「＄ ：＄ 」と入力される。
３ OKボタンをクリックする
グラフシートを印刷するとき初期設定では用紙の大きさがＡ４横でこの用紙いっぱいに印刷されるようグラフが拡大・縮小されます。
そのためもとのグラフの比率が崩れてしまいグラフの視覚的効果がなくなってしまいます。
このような時グラフの立てよこの比率を変えずに用紙に応じた大きさで印刷することができます。
▼ 印刷プレビュー画面から[設定]ボタンをクリックする
１ [ページ設定]ダイアログが表示されます。
２ [グラフ]パネルをクリックして選ぶ
３ [印刷のサイズ]で[自動調節]をクリックして選ぶ
４ OKボタンをクリックする。
◆ グラフシート全体の大きさを変える方法として標準ツールバーの[ズーム]ボックスで拡大縮小率を指定する。
[表示][ウインドウ][ウインドウにあわせてサイズ変更]コマンドを選ぶ
９ 自分流のEXCELを作る
扱うデータや業務内容によって同じ操作の組み合わせを繰り返すことがあります。
例えば同じ形式のデータから同じ形式のグラフを作るという作業は数段界の操作を要します。
このような操作の組み合わせをマクロとして記録することができます。
▼ ここではワークシートのデータをグラフにするまでの操作を１つのマクロとして登録する。[ツール][マクロの記録][新規マクロの記録]コマンドを選ぶ。[新規マクロの記録]ダイアログが表示される。
１ マクロ名を入力する
２ [オプション]ボタンをクリックする
３ [新規マクロ]の記録ダイアログが展開される
４ [ツール]メニューのコマンドにカーソルを移動しコマンド名を入力する
５ OKボタンをクリックすると画面に[終了]ボタンが表示される
６ グラフを作成する
７ 終了ボタンをクリックする
８ [ツール]メニューをクリックして開く
９ [ツール]メニューの最後に[自動グラフ作成]コマンドが追加されている。
◆ 登録したマクロは[ツール][マクロ]コマンドで[マクロの実行]ダイアログで確認することができます。
[ツール]バーに登録されたマクロにアクセスキーとショートカットキーを割り当ててみます。
既存のマクロを編集するにはまず[ツール]メニューの[マクロ]コマンドを選びます。次に表示される[マクロの実行]ダイアログで編集するマクロを指定します。
▼ [ツールバー][マクロ]コマンドを選ぶ。[マクロの実行]ダイアログが表示される
１ [マクロ名・参照]から設定したいマクロを選ぶ
２ [オプション]ボタンをクリックする
３ マクロオプションダイアログ
４ [ツール]メニューのコマンドにカーソルを移動しマクロ名の後に「＆Ｅ」と入力する。ツールメニューのほかのアクセスキーと重ならないようにする
５ ＳＨＦＴ＋Ｅを押す。ＣＴＲＬ＋Ｃなどあらかじめ定義されているショートカットキー以外にする
６ ＯＫボタンをクリックする
▼ 登録されているマクロを削除する
１ [ツール][マクロ]コマンドを選び[マクロの実行]ダイアログボックスを表示し[マクロ・参照]から削除したいマクロを選ぶ
２ 削除ボタンを押す
３ ツールバーの領域を右クリックしてツールバーのショートカットメニューから「ビジュアルベーシック」を選び
４ [メニューエディター]ボタンをクリックする
５ [メニューエディター]ダイアログ
６ [メニュー]〜[ツール]を選ぶ
７ [コマンド[から[自動グラフ作成]を選ぶ
８ [削除]ボタンをクリックする。
９ ＯＫボタンをクリックする
１ [ツール][オプション]コマンドを選ぶ[オプション]ダイアログが表示される
２ [全般]パネルを選ぶ
３ [新規ブックのシート数]で▼ボタンをクリックしてシート数を“４”にする
４ [サイズ]でドロップダウンリストから“１０”選ぶ
５ [カレントフォルダ名]にドライブ名からフルパスでフォルダ名を入力する
６ ＯＫボタンをクリックする
７ 新規ブックのシート数が変更される
ツールバーには、ユーザーが独自にマクロを登録できるボタンが用意されています。
このボタンには既存のマクロや新規のマクロを登録することができます。
１ ツールバー領域で右クリックしてショートカットメニューから[ユーザー設定]コマンドを選ぶ。
[ユーザー設定]ダイアログが表示される。
２ [分類]から[ユーザー設定]をクリックして選ぶ適当なボタンを[書式設定]ツールバーのあいている部分をドラッグする
３ マクロの登録ダイアログ
４ [マクロ名・参照]で登録するマクロをクリックして選ぶ
５ ＯＫボタンをクリックする
他のアプリケーションとデータを共有する方法として埋め込みとリンクがあります。
埋め込みでは貼り付けられたデータがエクセルのブックの１部として保存され元データが変更されても影響を受けません。ただし埋め込みデータを編集するときは埋め込みもとのアプリケーションが起動します。
このようなところがたんなる「コピーして貼り付け」とは違います。
▼ エクセルとワードの両方を起動しておき操作しやすいようにウインドウを配置する
１ ワード文章でエクセルに埋め込む範囲を選択する
２ 右クリックしてショートカットメニューから[コピー]コマンドを選択する
３ エクセルのワークシート
４ ワード文書を貼り付ける右クリックしてショートカットメニューから[形式を選択して貼り付け]コマンドを選ぶ
５ 形式を選択して貼り付けダイアログ
６ [貼り付け]のオプションボタンが選択されていることを確認する
７ [貼り付ける形式]でワードを選択する
８ OKボタンをクリックする
９ ワードの文書が埋め込まれる。埋め込まれたワードの文書はハンドルで囲まれグラフと同じように独立したデータ単位として扱える。
１０ ハンドルの中をダブルクリックするとワードの環境で編集ができる。ワードのドキュメントウインドウが表示される
１１ メニューやツールバーがワードのものに変わる。
◆ 埋め込みもとのアプリケーションはＯＬＥ機能を備えている必要があります。
リンクもアプリケーションとデータを共有する方法です。
辛苦では貼り付けられたデータ元ファイルとが連動していて元データが変更されるとリンク先のデータも更新されます。つまりリンクではデータは常に元ファイルに保存されています。
▼エクセルとワードの両方を起動しておき操作しやすいようにウインドウを配置する
１ エクセルのワークシートからグラフをクリックして選ぶ。ハンドルが表示される。
２ 右クリックしてショートカットメニューから[コピー]コマンドを選ぶ
３ ワードの文書
４ 挿入場所にカーソルを移動し[編集][形式を選択して貼り付け] コマンドを選ぶ
５ [形式を選択して減りつけ]ダイアログ
６ [リンク貼り付け]のオブジェクトボタンをクリックしてチェックする
７ [貼り付ける形式]で[エクセルでグラフやオブジェクト]をクリックして選ぶ
８ ＯＫボタンを選ぶ
９ エクセルのグラフがリンクして貼り付けられる。
１０ [編集][リンクの設定]コマンドを選ぶ。
１１ リンクダイアログ
１２ リンクされているデータ名が表示される
１３ エクセルでグラフが更新されると自動的に更新される
ＯＫボタンをクリックする
１０ ＥＸＣＥＬ ９５ ショートカット一覧
ヘルプを表示する Ｆ１
セルの入力を確定する ＥＮＴＥＲ
セルの入力を取り消す ＥＳＣ
直前の操作を取り消す Ｆ４
セル内で改行する ＡＬＴ＋ＥＮＴＥＲ
メモを編集する SHFT ＋Ｆ２
作業中のシートを計算する ＳＨＩＦＴ＋Ｆ９
ＳＵＭ関数を挿入する ＡＬＴ＋ＳＨＦＩＴ＋＝
現在の日付を入力する ＣＴＬ＋；
現在の時刻を入力するＣＴＬ＋：
関数ウイザードを起動する ＳＨＦＴ＋Ｆ３
<書式><スタイル>コマンドを選択する ＡＬＴ＋ＳＨＩＦＴ＋‘
<書式><セル>コマンドを選択する ＣＴＲＬ＋１
通貨表示形式を設定する ＣＴＲＬ＋ＳＨＦＴ＋＄
パーセンテージ表示形式 ＣＴＲＬ＋ＳＨＦＩＴ＋％
日付表示形式 ＣＴＲＬ＋ＳＨＦＩＴ＋＃
選択範囲のすべての罫線を削除する ＣＴＲＬ＋ＳＨＩＦＴ＋＿
太字の書式 ＣＴＲＬ＋Ｂ
イタリックの書式 ＣＴＲＬ＋Ｉ
アンダーライン 書式 ＣＴＲＬ＋Ｕ
取り消し線 ＣＴＲＬ＋５
すべてを選択 ＣＴＲＬ＋Ａ
ツールバーの標示・非表示 ＣＴＲＬ＋７
ワークシートの先頭に移動 ＣＴＲＬ＋ＨＯＭＥ
次のウインドウへ移動 ＣＴＲＬ＋Ｆ６
前のウインドウへ移動 ＣＴＲＬ＋Ｆ６
次のアプリケーションに移動 ＣＴＲＬ＋ＴＡＢ
スタートメニュー ＣＴＲＬ＋ＥＳＣ
コピー ＣＴＲＬ＋Ｃ
切り取り ＣＴＲＬ＋Ｘ
貼り付け ＣＴＲＬ＋Ｖ
元に戻す ＣＴＲＬ＋Ｚ
ウインドウを閉じる ＣＴＲＬ＋Ｆ４
